EVENTSTRATEGI

Vi bidrar med vårt personliga engagemang när du ska planera företagets konferens. Vi har under åren samlat på oss en rad erfarenheter som vi här delar med oss av.
Antalet artiklar ska över tid växa och saknar du något ämne är vi bara glada om du tipsar på mail. Du kan även hitta filmer på vår Youtube-kanal. Och varför gör vi det? För att du ska förstå att vi är experter och för att vi gillar att dela med oss!

Vad är ett event?

Ja vad betyder ordet ”event”? Event betyder möte mellan människor med en mening. Det innebär ju att alla möten som inte är meningslösa borde klassas som event och det tycker jag att man ska tänka på när man bjuder in gäster.
Vem vill ha ett meningslöst möte?

Många som hyr ut tält, eller lagar mat kallar sig för ”event firma”. Ja – och nej, om du frågar mig!

Produkterna används i event, men för att det ska vara en eventbyrå/eventfirma ska de kunna leverera en helhet och det viktigaste av allt är att de är bra på logistik, att skapa struktur och att få alla inblandade att brinna för samma mål.

Det du ska tänka på när du skapar ett event är att först och främst ta fram ett syfte. – Det kan vara att du vill visa upp dina nyheter på jobbet, rekrytera personal, svetsa samman ett gäng, belöna medarberare/kunder eller bara ha kul – det är också ett syfte!

Vilka grundförutsättningar får du då? Är dina tilltänkta gäster sjukt sugna på att se din nya produkter, vill gänget bli sammansvetsat och vad är kul för dina gäster? Svaret på den frågan blir den viktigaste utgångspunkten för uppstarten.

Hur får vi gäster till vårt event?

Om du har en produkt du vill berätta om, eller visa upp och inte tror att den ensam kommer att vara skäl nog för att dra rätt gäster behöver du göra eventet intressantare för din målgrupp. Det kan man t.ex göra genom att engagera en bra föreläsare, ta dit ett bra band som spelar och/eller bjuda på fantastisk mat och dryck!

Försök sätta er in i vad målgruppen är intresserad av och underskatta inte viljan att lära sig något. Om dina gäster lär sig något de har nytta av på ditt event kommer ditt företag för alltid förknippas med den kunskapen!

Om ni bjuder in till ”Sköna drinkar med tilltugg och bra musik” – så ska ni inte servera öl, vin och läsk med chips och spotifylista från din befintliga anläggning. Ni kan göra det, men då måste det framgå i inbjudan, så att gästerna har rätt förväntningar.

Ni ska heller inte överraska med att ägna en timma åt att presentera er själva och er produkt när gästerna är där för att lyssna på Anders Borg.

Steg 1 är att få dit din målgrupp, steg 2 är att få dem nöjda på plats och steg 3 är att få glädje av dem i framtiden!

Vad är en bra eventlokal?

Börja med att tänk igenom hur eventet, ska se ut och vad som är syftet, samt vilka är gästerna är och hur ”lättlockade” de är. I det här exemplet har företaget en ny produkt och vill visa den för kunder och prospekts i avspänt sammanhang kvällstid.

Första frågan är om man ska vara hemma/på jobbet, eller i en hyrd lokal: Lokalen ska vara tillgänglig! Om man nästan bara har lokala kunder i Järfälla är inte Stockholm City första alternativet, men om gästerna kommer från en större del av länet/landet så är det desto lämpligare. Lätt att parkera, eller ta sig dit kommunalt, är en bra start! Stämmer dessa kriterier överens på er egna lokal så är den fortfarande med i matchen.

Nästa fråga är logistiken, finns det ett bra flöde i lokalen med plats för garderob, mingel, produktpresentation och det eventuella barhänget/middagen?

Finns det tillräckligt med toaletter, är lokalen trevlig/snygg nog. Om inte, kan man lösa det med att sätta upp tält, ta dit toaletter och dekor samt naturligtvis ståbord, scen, ljus & ljud.

Om den egna lokalen är fel, så finns många eventlokaler att tillgå. Kolla upp vad som gäller med tider då ni får komma dit och förbereda, tid för gäster, städning, alkohol, personal på plats, möjligheter att ta med egen catering samt om teknik finns på plats och ingår i hyran. Kolla även om ni får hjälp med eventplanering, eller om ni ”bara” hyr lokalen, samt om ett bra datum är ledigt.

Ställ samman alla kostnader och jämför med er budget. Om ni har en match, så är det nu dags att börja planera eventet. Därefter går ni till lokalen och går igenom allt i den takt gästerna kommer att gå igenom lokalen. Då säkerställer ni att det blir ett bra flöde och att allt som behövs finns på plats.

Vad ska man tänka på när man väljer eventlokal?

För det första ska den vara lagom stor! En för stor lokal ger ett ödsligt intryck oavsett om det är fest, eller en fukostföreläsning. En för liten lokal skapar trängsel och omöjliggör logistiskt tänk. 0,4-0,5 kvm ledig golvyta/gäst är lagom för mingel. Vid sittande middag behövs minst 0,6 kvm/gäst.

Lika viktigt är läget! Lokalen ska hjälpa till att dra gäster och inte försvåra för gästerna att ta sig till er. Vid ett företagsevent dagtid kanske det behöver finnas gott om parkeringar, eller så är det nära till kommunala färdmedel som gäller.

Vilket intryck ska lokalen ge? Det beror på syftet med eventet – om det t.ex. är ”party” så ska festen ge rätt partykänsla!

Vilka extrakostnader kan vi förvänta oss? Kolla upp vad som gäller med ev. alkohol i lokalen, krav på vakter, ingår det personal i hyran? Finns glas och porslin, garderob och isf. ingår dessa i hyran? Hur fungerar det med sopor, vilka möbler ingår (bara för att det fanns visst möblemang i lokalen då ni tittade på den är det inte säkert att just de möblerna alltid är där). Finns det ljus och ljud i lokalen? Kostar det extra att använda det? Ingår någon personal från lokaluthyraren – behöver man det?

Tider! När får man komma in, hur länge får man ha gäster i lokalen, när ska lokalen vara lämnad?

Städning – Även om städning ingår i hyran, är det vanligt att kök ska vara avtorkat och att lokalen ska vara grovstädad, så att lokalvårdarna kan komma in och dammsuga och torka.

Ta bilder när ni tittar på lokalen. Det är svårt att komma ihåg exakt hur den såg ut när man sedan ska detaljplanera sitt event.

Se möjligheterna – Lås inte fast er i era grundtankar utan försök se möjligheterna som lokalen erbjuder och använd dessa!